Saiba por quanto tempo você deve guardar os documentos da sua empresa

Data de Publicação: 11/02/2020

Com a chegada de um novo ano, as empresas costumam se organizar e estabelecer metas para os seus negócios. A organização dos documentos é uma das ações mais comuns. Porém, os empresários precisam prestar atenção para não terem prejuízos no futuro.

Os principais documentos que devem ser guardados pelas empresas são os relativos aos tributos, como guias de recolhimento, notas fiscais, documentos contábeis, livros fiscais e declarações entregues ao Fisco; bem como os comprovantes trabalhistas, a exemplo dos contratos de trabalho, livro ou ficha de registro e recibos de salários.

O período médio de guarda é de cinco anos. No entanto, em alguns casos, é necessário armazenar os documentos trabalhistas por dez anos – como a folha de pagamento e o registro eletrônico. Também há a recomendação de arquivar os documentos relativos ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) por 30 anos.

Vale lembrar que há situações em que o empresário deve guardar as comprovações por prazo indeterminado, como o contrato de trabalho e o livro de empregados, por razão da concessão de benefícios previdenciários. Porém, a guarda desse tipo de documento não será mais necessária para as empresas obrigadas a enviar informações ao eSocial.

Caso a empresa perca ou não armazene os documentos no período estabelecido, ela corre o risco de recolher novamente um tributo ou até ser multada por não apresentar o comprovante à fiscalização. Além disso, ressaltamos que a ausência de determinados documentos pode dificultar a defesa em alguma fiscalização ou processo judicial, seja fiscal ou trabalhista.

Tecnologia a favor das empresas

Atualmente, as empresas podem armazenar e encontrar seus documentos com mais facilidade, visto que é possível escanear e organizar os comprovantes em arquivos digitais, seja em mídias físicas (pen drives e HDs externos) e em plataformas de armazenamento na nuvem.

Esses documentos têm o mesmo valor probatório do original para fins de prova em procedimentos de fiscalização. Contudo, é importante que o empresário assegure a guarda dos arquivos digitais durante um período, mantendo uma cópia de segurança e consultando o entendimento dos fiscos federal, estadual e municipal antes de destruir os documentos físicos.

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