Empresas que já começaram a usar o eSocial, sistema que reúne dados do setor privado enviados ao governo, relatam dificuldades em atender às exigências do programa.
Para não deixar de cumprir prazos, alguns contadores contrataram funcionários e reforçaram os investimentos em TI e recursos humanos. A Receita Federal informa que está tomando providências e que, por enquanto, não está aplicando multas (veja as respostas ao fim do texto).
O eSocial é uma ferramenta que agrega os dados trabalhistas, fiscais e previdenciários das empresas numa só plataforma. Ainda em implantação, o sistema é adotado aos poucos, antes de tornar-se obrigatório para os 18 milhões de empregadores do país. Previamente, apenas os patrões de empregados domésticos eram obrigados a usá-lo.
Desde 16 de julho, empresas de médio porte (que faturam entre R$ 4,8 milhões e R$ 78 milhões) passaram a ter que enviar seus dados ao eSocial. Para as de grande porte, isto era obrigatório desde janeiro. Por sua vez, as micro e pequenas empresas e os MEI (microempreendedores individuais) podem fazer uso facultativo do sistema desde julho, sendo obrigadas somente a partir de novembro.
Reclamações
A principal queixa dos empreendedores é reunir todo o histórico trabalhista dos funcionários no cadastro do eSocial – da contratação às licenças e demissão. Qualquer inconsistência nos dados impede que o sistema continue funcionando.
Por exemplo, o eSocial não aceita os dados de um funcionário registrado com nome de solteiro e que, posteriormente, mudou o sobrenome ao casar-se. Empregados que perderam a carteira de trabalho e fizeram uma segunda via, com novo número do PIS, também podem não ser identificados.
Problemas deste tipo têm obrigado patrões e contadores a atualizar o cadastro completo de seus funcionários, exigindo deles uma força-tarefa. As principais dificuldades relatadas pelas empresas são as seguintes:
Inconsistências e dados duplicados, como PIS e nome de casado, travam o sistema e impedem o preenchimento do cadastro;
Quantidade de informações exigidas é muito grande e eleva custos nas áreas de recursos humanos e contabilidade;
Empresas temem levar multas por não conseguir entregar os dados no prazo;
Governo faz mudanças constantes na fase de testes e exige que as empresas também se adaptem;
Faltam informações e campanhas de conscientização para preparar as empresas.
Além dos dados cadastrais, o eSocial começará a demandar, em suas fases seguintes, que as empresas informem toda a movimentação trabalhista, desde a folha de pagamentos à demissão. Estes dados, anteriormente, eram comunicados a órgãos diferentes, como a Previdência, o Ministério do Trabalho e a Receita Federal.
O presidente da Fenacon (Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas), Sergio Approbato Machado Junior, diz que o projeto é bom, mas que será um grande desafio para todas as empresas se adaptar dentro do prazo previsto.
Já o governo informa que várias ações estão em curso para levar informações aos empregadores da 2ª etapa. Entre elas, está uma central de atendimento por telefone (0800-730888). Ele também comunica que está reformulando sua página na internet, além de fazer eventos de orientação pelo país.
“As pequenas empresas sem contador devem ter a consciência de que precisarão de estrutura para suprir essa necessidade. Será necessário ter alguém que entenda a lei trabalhista ou que saiba encaminhar as informações corretas ao contador”, explica Sergio.
As empresas com até um empregado e MEIs com até sete empregados terão acesso à plataforma digital igual à do doméstico. “Para eles, o problema será menor.”
O governo estima que a implantação do eSocial pode aumentar a arrecadação em R$ 20 bilhões por ano só por eliminação de erros, que levam as empresas a pagar menos que o devido.
Respostas da Receita Federal aos questionamentos sobre o eSocial:
O que pode acontecer com as empresas que não conseguirem processar todas as informações da folha de pagamento no prazo? Elas já estão sendo multadas?
Resposta: Não estão sendo aplicadas penalidades por descumprimento dos prazos intermediários durante o processo de implantação.
Como se trata de uma etapa de ajustes e acertos entre os sistemas das empresas e o ambiente nacional do eSocial, o Comitê Gestor publicou recentemente uma nota na qual explica que está orientando os órgãos que integram o eSocial a somente considerar como omissos aqueles empregadores que não concluírem o processo de implantação no final do prazo.
No caso do 1º grupo de empresas, elas terão até o final de agosto para fazer os acertos necessários e fechar a folha de pagamentos até 7 de setembro.
As empresas têm reclamado que o sistema trava quando há qualquer inconsistência de informações, como número duplicado de PIS e mudança de nome no cadastro. Há alguma medida para resolver essa dificuldade?
Resposta: O Comitê Gestor do eSocial possui uma equipe técnica dedicada a realizar todos os ajustes que se mostrarem necessários, a fim de que todos os empregadores consigam concluir o processo.
Muitas flexibilizações nas validações estão sendo implementadas. A Nota Técnica nº 08, publicada recentemente na página do eSocial, apresenta uma série de alterações nas regras de validação.
Estas mudanças foram implantadas em 1º de agosto. Cabe apenas lembrar que as alterações implantadas atualmente não são problemas ou erros no sistema, mas sim exigências legais que estão em vigor, mas que, no intuito de facilitar o ingresso das empresas no eSocial, estão sendo flexibilizadas num primeiro momento.
Haverá diferenças na exigência de informações para microempresas e MEIs em relação às maiores?
Resposta: Sim, os MEIs utilizarão um ambiente muito mais simplificado, semelhante ao do empregador doméstico.
O sistema já está pronto, mas a exigência para esses contribuintes somente se torna obrigatória a partir de novembro de 2018.
As micro e pequenas empresas podem utilizar o Portal do eSocial, caso não disponham de um sistema de controle de folha de pagamento.
No portal, as informações são inseridas diretamente na internet. Porém, como as regras trabalhistas são as mesmas para os pequenos e grandes empregadores, ainda não foi possível disponibilizar uma forma mais simplificada para as empresas menores ingressarem no eSocial.
O governo já está conseguindo processar todo o volume de informações enviadas pelas empresas?
Resposta: Sim, o ambiente do eSocial está respondendo muito bem à demanda.
Não existem riscos neste processo, até porque o eSocial integra o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), no qual já estão hospedadas outras cinco escriturações semelhantes.
Fonte: SINDICOMIS/ACTC
